Ошибка в персонифицированном учете
Как исправить ошибки в отчетности по персонифицированному учету, которые чаще всего находят сотрудники ПФР
Совсем недавно — 2 августа — истек срок сдачи персонифицированных (индивидуальных) сведений в пенсионный фонд. Впервые о пенсвзносах, начисленных каждому сотруднику, компаниям пришлось отчитаться в середине года, а не по его окончании. Новые формы отчетности Правление ПФР утвердило своим постановлением от 7 июля 2010 г. № 166п, которое зарегистрировано Минюстом России. Если специалисты фонда, проверяя персонифицированные сведения, обнаружат в них какие-либо несоответствия, они направят компании уведомление о том, что расхождения нужно устранить — фонд не вправе вносить в индивидуальные лицевые счета граждан (застрахованных лиц) недостоверные сведения. В этом случае в течение двух недель нужно представить в территориальный орган фонд уточненную информацию (п. 41 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета…, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 14 декабря 2009 г. № 987н, далее — Инструкция № 987н). Рассмотрим подробно, какие ошибки могут быть обнаружены и как их исправить
Ошибка: неверно указаны персональные данные работника
Даже самая незначительная ошибка в персональных данных работника (например, неверное написание одной буквы фамилии), приведет к необходимости внести исправления. Если подобные ошибки обнаружены, уточните у своих сотрудников, не меняли ли они фамилию, фактический адрес проживания. Точный почтовый адрес сотрудника важен, поскольку именно по этим адресам Пенсионный фонд рассылает информацию о состоянии индивидуальных лицевых счетов.
Исправить подобную ошибку, как правило, не сложно. Однако, подавая уточненные данные, важно правильно заполнить строку «Тип сведений». Здесь возможны три варианта: «исходная», «корректирующая» и «отменяющая».
Если компания в двухнедельный срок вносит исправления по требованию фонда, заполняют строку «исходная». Если же компания сама обнаружила в ранее сданных сведениях неточности и хочет внести исправления, форму придется заполнить заново, а в строке «Тип сведений» пометить «корректирующая».
Если вы хотите полностью отметить ранее поданные данные по какому-либо работнику, в новой форме поставите галочку в строке «отменяющая». Причем в этой ситуации в форме нужно заполнить реквизиты только до графы «Страховой номер» включительно.
Обратите внимание: если вы не исправите ошибки в установленный срок, специалистами фонда будут применены штрафные санкции за представление недостоверных сведений в размере 10 процентов причитающихся платежей по недостоверным сведениям (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Ошибка: итоговые показатели отчетности по персонифицированному учету не совпадают с данными отчетности по страховым взносам (формы РСВ-1 за полугодие)
Такая ошибка может быть вызвана, например, тем, что в программу была неправильно внесена сумма перечисленных компанией взносов. Как следствие, общая сумма уплаченных взносов неправильно распределена между сотрудниками компании.
Дело в том, что если взносы, начисленные за январь-июнь, не совпали с теми суммами, которые компания перечислила в фонд, оплату придется распределить между сотрудниками. Как именно это сделать, Пенсионный фонд не объясняет. На практике большинство компьютерных программ рассчитывает так называемый «коэффициент уплаты». Считают его так: общую сумму перечислений в фонд делят на сумму начисленных взносов, а результат умножают на 100 процентов. Потом этот коэффициент умножают на сумму, начисленную каждому сотруднику. Результатом буду взносы, которые по этому сотруднику уплатили за отчетный период. При таком расчете возможна ошибка за счет округлений.
Естественно, что если будет обнаружена ошибка, связанная с неправильным указанием суммы перечисленных взносов, формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 придется исправлять. При этом если вы подаете корректирующие или отменяющие сведения как по форме СЗВ-6-1, так и по форме СЗВ-6-2, их нужно включать в отдельные пачки. Как и исходные данные.
Еще одна причина расхождения данных отчетности по персонифицированному учету и формы РСВ-1: компания по ошибке уплачивала взносы по сотрудникам, не подлежащим пенсионному страхованию. Особенно внимательным нужно быть в случае, если в компании работают иностранцы.
Дело в том, что пенсионному страхованию подлежат лишь те граждане иностранных государств, которые временно или постоянно проживают в нашей стране (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). Именно таким иностранцам оформляют страховые свидетельства в отделениях ПФР, и только на их заработок нужно начислять пенсионные взносы.
Большинство же работающих иностранцев в нашей стране имеют статут временно пребывающих. Им отделения ПФР страховые свидетельства не выдают, и на выплаты таким гражданам страховые взносы не начисляются. Если же получилось так, что взносы вы платили, а страхового свидетельства у иностранца нет, вы не сможете подать по нему персонифицированные сведения. А значит, на сумму этих взносов персонифицированная отчетность будет расходиться с формой РСВ-1 ПФР за полугодие.
Как действовать в подобном случае? Сначала придется сдать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР, из которой исключить взносы по этому иностранцу. А потом уже составить отчет по персонифицированному учету. При этом нужно сторнировать начисленные взносы и в бухгалтерском учете.
Переплату в ПФР вы сможете учесть, когда в следующий раз будете перечислять взносы. Но в дальнейшем пенсвзносы по временно пребывающему иностранцу не начисляйте и не платите.
Ошибка: в форме СЗВ-6-1 неправильно заполнены периоды работы
Форму СЗВ-6-1 оформляют на тех сотрудников, которые трудятся в особых условиях, дающих право на досрочную пенсию, либо претендуют на льготный порядок расчета страхового стажа. Например, это сотрудники, занятые на подземных работах, в горячих цехах и т. п.
Также в этой форме указывают сведения о тех сотрудниках, которые в течение года болели, были в декретном отпуске либо отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет. То есть это те периоды, которые входят в страховой стаж, но за которые компания не начисляла этим сотрудникам выплаты, облагаемые пенсионными взносами. Кроме того, в форму СЗВ-6-1 нужно записать сведения о тех людях, которые в течение первого полугодия уволились, а потом вновь устроились в вашу компанию — у них тоже появились перерывы в работе.
Пример 1: Как правильно указывать периоды работы в форме СЗВ-6-1
Сотрудник ООО «Вектор» Петров П.П. с 1 января по 28 февраля 2010 года находился в отпуске без сохранения заработной платы. С 1 марта вышел на работу. Болел с 6 апреля по 12 апреля. Других перерывов в работе не было.
Бухгалтер ООО «Вектор» заполнила по этому сотруднику раздел «Период работы» формы СЗВ-6-1 следующим образом:
Период работы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода
Если у вас есть подобные сотрудники, и вы обнаружили ошибку при указании периодов их работы — заполните форму заново, а в строке «Тип сведений» пометьте «корректирующая».
Возможна и такая ситуация: кто-либо из сотрудников числится в штате, но зарплату вы ему не начисляли, например, все полугодие человек находился в отпуске за свой счет. Даже в этом случае данные об этом сотруднике нужно включить в отчетность по персонифицированному учету. Несмотря на то, что у сотрудника нулевые начисления по взносам, необходимо указать наличие страхового стажа. Поэтому информацию о таком сотруднике нужно занести в форму СЗВ-6-1.
Ошибка: в форме СЗВ-6-1 неправомерно выделено время ежегодного отпуска
В справочнике кодов дополнительных сведений, содержащимся в приложении к постановлению Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п, есть код ДЛОТПУСК. Он расшифровывается как «Пребывание в оплачиваемом отпуске». Возможно, кого-то это натолкнуло на мысль, что по всем сотрудникам, которые успели сходить в отпуск в первом полугодии, нужно заполнять форму СЗВ-6-1, отдельно указав время отдыха. Скажем сразу: это не так! Код ДЛОТПУСК нужно использовать только на сотрудника, который уволился после отпуска, период которого выходит за рамки отчетного периода (в данном случае — полугодия). То есть отпускные сотруднику начислены в отчетном периоде, а стаж (время отпуска) выходит за его пределы.
Пример 2: Отпуск за рамками отчетного периода
Сотрудник ООО «Вектор» Юрьев Н.П. ушел в отпуск с последующим увольнением 30 июня. Отпускные и взносы с них были начислены полностью, и они относятся к I полугодию. Поэтому эти взносы бухгалтерия ООО «Вектор» показала в отчетности по персонифицированному учету за полугодие. Однако время, за которые начислены отпускные и взносы, — это июль. В этом месяце у сотрудника еще будет стаж, поскольку увольнение приходится на конец отпуска. Тогда этот период — июль — время, когда сотрудник еще не был уволен, бухгалтерия должна отметить кодом ДЛОТПУСК в отчетности по персонифицированному учету за год.
Таким образом, если у сотрудника не было перерывов в работе в I полугодии, но он уходил в оплачиваемый отпуск, сведения о взносах нужно подать по форме СЗВ-6-2.
Ошибка: неправильно указан код категории застрахованного лица
С этого года поменялся классификатор кодов категорий застрахованных лиц. Для работников компаний на общей системе налогообложения это по-прежнему код НР. А вот для тех, кто работает в компаниях, применяющих «упрощенку» или уплачивающих ЕНВД, это будет код УСЕН. Это важно, поскольку тарифы страховых взносов у «спецрежимников» в этом году пониженные.
Особо нужно обратить внимание на случай, когда компания совмещает обычную систему налогообложения и ЕНВД. Как правило, управленческому персоналу таких компаний взносы начисляются по разным тарифам — по деятельности на ЕНВД, и по обычной. Поэтому и подавать персонифицированные сведения нужно по каждому тарифу отдельно, указывая соответствующий код. То есть для тех сотрудников, которые задействованы в двух видах деятельности, нужно заполнить две формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2. Одну — с кодом НР, другую — с кодом УСЕН.
Главное, о чем важно помнить
1. Итоговые показатели отчетности по персонифицированному учету должны совпадать с теми суммами, которые вы показали в отчете РСВ-1 ПФР за этот же период.
2. Если у сотрудника были перерывы в работе, либо ему положены льготы — сдаете по нему форму СЗВ-6-1. Сведения об остальных работниках заносите в форму СЗВ-6-2.
3. Компании, применяющие спецрежимы, в графе «код категории застрахованного лица» должны указывать УСЕН.
Работодателям: как правильно читать протокол проверки сведений
Подписка на новости
Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.
10 июня 2019 14:16
Перед представлением сведений в территориальный орган ПФР страхователю необходимо провести проверку сведений. Программы для подготовки и проверки отчетности размещены в свободном доступе на сайте ПФР www.pfrf.ru в разделе «Страхователям» в рубрике «Работодателям» — «Бесплатные программы, формы и протоколы».
По результатам проверки сведений формируется протокол проверки, который может содержать ошибки, на которые страхователь должен обратить внимание.
При получении протокола проверки сведений от территориального органа ПФР страхователю необходимо в обязательном порядке просмотреть протокол, даже если он положительный. Рассмотрим коды ошибок, и что они означают.
Ошибки подразделяются на предупреждения, просто ошибки, грубые ошибки.
Для каждой из форм персонифицированного учета критичность ошибок различается.
Коды 10 и 20 (для всех форм сведений) – Предупреждение, сведения приняты. Данные коды означают, что информация, указанная в сведениях требует разъяснений либо проверки. Страхователю необходимо проверить правильность представленных сведений и при необходимости внести исправления с помощью представления сведений по форме СЗВ-КОРР с типом «Корректирующая».
Коды 30 и 40 (для сведений по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) – Ошибка, сведения приняты не в полном объеме (не по всем застрахованным лицам). Данные коды означают, что сведения по застрахованным лицам, указанным в протоколе ошибок, не приняты. Страхователю необходимо в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений представить корректные сведения по указанным в протоколе ошибкам по застрахованным лицам. Для исправления ошибки необходимо представить сведения с типом «Дополняющая».
Коды 30 и 40 (для сведений по форме ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ) – Ошибка, сведения не приняты. Данные коды означают, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчетности, не приняты и считаются не представленными. Необходимо устранить перечисленные ошибки и повторить отправку корректных сведений, не изменяя тип сведений в формах.
Код 50 (для всех форм сведений) – Грубая ошибка, сведения не приняты. Данные коды означают, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчетности, не приняты и считаются не представленными. Необходимо устранить перечисленные ошибки и повторить отправку корректных сведений, не изменяя тип сведений в формах.
Наиболее распространенные грубые ошибки
Основные аспекты представления сведений по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ, ОДВ-1
Форма СЗВ-СТАЖ, (СЗВ-М) с типом «Исходная» – предоставляется страхователями на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях.
Форма СЗВ-СТАЖ (СЗВ-М) с типом «Дополняющая» – предоставляется на застрахованных лиц, по которым сведения по форме СЗВ-СТАЖ (СЗВ-М) с типом «Исходная» предоставлены, но не учтены на ИЛС ЗЛ из-за содержащейся ошибки в форме.
Форма СЗВ-М с типом «Отменяющая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости отмены данных о факте работы.
Форма СЗВ-КОРР с типом «Корректирующая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости корректировки ранее представленных индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (за все отчетные периоды).
Форма СЗВ-КОРР с типом «Отменяющая» – предоставляется на застрахованных лиц в случае необходимости отмены данных ранее представленных индивидуальных сведений, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (за все отчетные периоды).
Форма СЗВ-КОРР с типом «Особая» – предоставляется на застрахованных лиц, сведения по которым отсутствовали в отчетности, ранее предоставленной страхователем (за периоды по 2016 год включительно).
Форма СЗВ-ИСХ – предоставляется страхователем, который ранее не предоставлял отчетность в органы ПФР за конкретный отчетный период (за периоды по 2016 год включительно).
Форма ОДВ-1 с типом «Исходная» (опись документов) – предоставляется страхователем одновременно с пакетом документов индивидуальных сведений (за все отчетные периоды).
Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая/Отменяющая» – предоставляется страхователем как самостоятельный документ при необходимости корректировки (отмены) данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная» (за все отчетные периоды).
«Неопл» и «Администр» в персонифицированном учете
Персонифицированный учет
Персонифицированный учет предназначен для суммирования данных на лицевом счете каждого работника (с момента его трудоустройства) по страховой и накопительной частям пенсии. На этом же счете фиксируются данные о его трудовом стаже.
Основным регламентирующим документом по такому учету является закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Источником данных для персонифицированного учета являются сведения, подаваемые работодателями.
Особенности персонифицированной отчетности в 2020 году
С 2017 года отчетность в отношении начисления страховых взносов (в т. ч. предназначенных для ПФР) сдается в налоговые органы. Расчет по взносам, объединяющий в себе сведения по всем их видам, переданным под контроль ФНС, содержит раздел, посвященный персонифицированным данным. Однако эти данные включают в себя только информацию о начисленных за период доходах и относящихся к ним взносах. Сведений о стаже в них нет.
О новой отчетности по взносам читайте в статье «ЕРСВ — расчет по страховым взносам за 2019 год в 2020 году».
Отчетность по стажу подается по завершении года непосредственно в ПФР в срок до 1 марта (п. 2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для нее постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п утверждена новая форма СЗВ-СТАЖ, в которой для сведений о стаже предусмотрена таблица, аналогичная входившей в утратившую силу форму РСВ-1.
Заполнить СЗВ-СТАЖ за 2019 год вам поможет наш чек-лист.
Кстати, до окончания года сдавать СЗВ-СТАЖ должны ликвидирующаяся организация и снимающийся с регистрации ИП.
См.: «Формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 сдаются при ликвидации фирмы или ИП». Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении работника, узнайте здесь.
Постановлением №507п утверждены правила заполнения и форматы ее подачи в ПФР. В тексте правил присутствует отсылка к шифрам тех же кодов, которые использовались при заполнении персонифицированных сведений в РСВ-1.
Где указаны виды кодов
Сгруппированные по разделам коды параметров, необходимых для заполнения сведений о стаже, содержатся в п. 2.3.26 к постановлению ПФР от 06.12.2018 № 507 п:
- застрахованных лиц по категориям;
- учитывающие условия работы на территориях Крайнего Севера и подвергшихся радиационному заражению;
- по особым условиям труда;
- по основаниям исчисления страхового стажа;
- по дополнительным сведениям для исчисления страхового стажа;
- по периодам, которые не включают в страховой стаж при подсчете трудового стажа;
- по основаниям назначения трудовой пенсии досрочно;
- по специальной оценке условий труда.
Классификатор параметров предназначен для идентификации работников и условий их трудовой деятельности при рассмотрении персонифицированных данных в ПФР. Он позволяет обеспечить назначение пенсии с учетом всех факторов (заработка, трудового стажа, условий работы и т.п.).
В классификатор включены также коды для таких категорий застрахованных лиц, как иностранные граждане, временно проживающие на территории РФ.
О том, какие статусы могут иметь иностранные граждане в России, читайте в статье «Прием на работу иностранных граждан (нюансы)».
«Неоплдог» в персонифицированном учете
Код «Неоплдог» означает период работы застрахованного лица по договорам, не предусматривающим его трудоустройства, оплата за который будет произведена в следующих отчетных периодах. К ним относят договоры аренды, подряда, перевозки, хранения и других. По данному коду учитывают период работы лица, выплаты и другие вознаграждения.
Периоды, в которых человек работал и по трудовому договору, и с условием подряда, должны отражаться раздельно.
«Администр» в персонифицированном учете
Код «Администр» с 2015 года не применяется (подп. «б» п. 2.10.5 Приложения к постановлению Правления ПФ РФ от 04.06.2015 № 194п). Вместо него следует указывать код «Неопл».
«Неопл» и «Договор» в персонифицированном учете
Код «Неопл» применяют, если были периоды, в которые трудовая деятельность не осуществлялась. Такими периодами являются:
- отпуск без сохранения заработной платы;
- простой по вине работника;
- отстранение от работы при нарушениях трудового распорядка (например, состояние алкогольного опьянения);
- неоплачиваемый отпуск до одного года, предоставляемый педагогам;
- другие неоплачиваемые периоды.
Код «Договор» проставляется в том случае, если работа по договору началась в предыдущем отчетном периоде и продолжается в текущем. Его используют для договоров подряда, перевозки и других.
Итоги
«Неопл» — это код, используемый в отчетности по стажу для отображения периодов, в которых работник не осуществлял трудовую деятельность. А код «Администр» — его предшественник, который в настоящее время не применяется. Найти полный перечень кодов можно в в приложении 2 к постановлению ПФР от 16.01.2014 № 2п. А в постановлении ПФР от 06.12.2018 №507п, утвердившем новые формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР — действующие коды.
В ПФР рассказали, как сдать персонифицированную отчетность без ошибок
Лектор семинара: И. В. Кучмий, начальник Департамента организации персонифицированного учета
пенсионных прав застрахованных лиц ПФР
План видеосеминара:
1. Особенности представления отчетности по персонифицированному учету.
2. Подготовка форм документов по персучету.
3. Характерные ошибки при подготовке отчетности по персучету.
Не позднее 15 августа компаниям необходимо сдать индивидуальные сведения в ПФР за полугодие 2011 года. И хотя отчетность за полгода, но заполняются формы не нарастающим итогом с начала года, а за последние три месяца отчетного периода.
Напомню, что персонифицированный учет как система реализуется в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Также он регулируется Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, которая утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н. Формы документов персонифицированного учета утверждены постановлением Правления ПФР от 7 июля 2010 г. № 166п.
В настоящее время готовятся кардинальные изменения. Формы сократят. А расчетом уплаченных платежей вновь займется программный комплекс ПФР.
Будут введены новые формы документов СЗВ-7-1 по каждому застрахованному лицу. Списочную форму СЗВ-6-2 отменят совсем. Также будет заполнятся форма АДВ-7-1 по каждой пачке документов. Еще вернется форма АДВ-12, которую раньше все знали как АДВ-11. Ее модернизируют, чтобы она соответствовала требованиям действующего законодательства по персонифицированному учету.
В формах отчетности компании будут ежеквартально сообщать сумму заработка по каждому застрахованному лицу.
Особенности представления отчетности по персонифицированному учету
С 2010 года требования к ведению персучета определены по-новому в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Администратором пенсионных взносов и взносов на обязательное медицинское страхование был определен Пенсионный фонд. Поэтому отчетность по страховым взносам и персонифицированному учету представляется в ПФР.
С 2011 года отчетность по персучету сдается ежеквартально, вместе с отчетом по страховым взносам. Основные показатели, которые отражены как в отчетности по персучету, так и в отчете по страховым взносам, взаимосвязаны. Они сравниваются при проверках, которые проводит Пенсионный фонд, получив отчеты.
Первая особенность представления отчетности в том, что реквизиты, такие как наименование компании, ее регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, а также суммы начисленных и уплаченных страховых взносов на пенсионное страхование, в целом по страхователю должны быть одинаковыми в отчетности по взносам и по персучету.
Вторая особенность – с 2011 года компании, которые подают сведения на 50 застрахованных лиц и более, с учетом тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры, обязаны отчитываться в электронном виде с электронно-цифровой подписью Единственная оговорка – если компании не выполнят эту обязанность, пока законодательством не предусмотрена ответственность. Видимо, дополнение в законодательство внесут позже, когда еще уменьшат численность, при которой подача сведений в электронном виде с ЭПЦ становится обязательной для компаний с численностью свыше 20 человек.
Третья особенность – практика работы наглядно показала, что есть необходимость в том, чтобы два вида отчетности – по страховым взносам и персучету – сдавались одновременно, что уже закреплено законодательно. Это означает, что, как бы компания ни сдавала отчетность – лично на бумажном носителе, по почте или в электронном виде, оба отчета должны сдаваться вместе. Они взаимосвязаны. Также связаны их приемка и обработка. Это позволяет специалистам Пенсионного фонда проводить перекрестные проверки показателей в двух отчетах.
Еще одна особенность касается сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Компании часто спрашивают, как, собственно, организовать передачу отчетности по ТКС так, чтобы два отчета поступили в ПФР одновременно. Чтобы не возникло нареканий, два отчета нужно направлять одним отправлением, так называемым транспортным пакетом. При этом электронно-цифровой подписью подписывается каждый отчет.
Подготовка форм документов по персучету
За полугодие 2011 года страхователи сдают те же формы, что и за первый квартал:
– форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц»;
– форма СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц»;
– форма АДВ-6-2 «Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР»;
– форма АДВ-6-3 «Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР».
Теперь подробнее об этих формах. Основная форма – это СЗВ-6-1. Она формируется по каждому застрахованному, который в отчетном периоде либо использовал неоплачиваемый отпуск, либо получал пособие по временной нетрудоспособности, либо работал в особых условиях труда, либо получил право на назначение досрочной пенсии. По каждой из указанных ситуаций предусмотрены соответствующие коды в классификаторах. Соответствующий код необходимо выбрать из приложения № 1 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п.
Следующая форма носит списочный характер – это СЗВ-6-2. Она заполняется на всех остальных работников. В нее заносятся сведения обо всех работниках, которые в отчетном периоде имели страховой стаж без перерывов и каких-либо особенностей.
Обе формы объединяются и сопровождаются вспомогательными формами – АДВ-6-3 и АДВ-6-2. Форма АДВ-6-3 сопровож-дает каждую пачку документов и является описью документов о начисленных и уплаченных страховых взносах. И сводная форма АДВ-6-2, которую условно называют «опись описей». Это свод всех сведений, которые страхователь передает в ПФР.
Подробнее про пачки документов. Ранее было отменено требование о том, что одна пачка должна содержать не более 200 документов. Но в итоге пострадали сами компании. При формировании одной пачки, содержащей более 50 или даже 100 тысяч документов, очень сильно затягивалось время обработки этой пачки в Пенсионном фонде. И компании не могли своевременно получить отчет об обработке документов фондом. Поэтому это требование ввели вновь. И сейчас одна пачка должна содержать не более 200 документов.
В частности, компании, отправившие отчетность по телекоммуникационным каналам связи, сразу же получают ответ о приемке из фонда. А результат обработки приходит позднее. Компании либо приходит уведомление о том, что отчет обработан и принят, либо он возвращается для исправления.
Два отчета приходят одновременно – по страховым взносам и по персучету. Но возможен такой вариант, что один из отчетов замечаний не имеет, а второй требует исправления. В этом случае беспроблемный отчет идет на дальнейшую обработку, а отчет с дефектами возвращается в компанию. Оба отчета возвращаются очень редко. Это возможно, например, в том случае, если в них не совпадают общие данные о начисленных и уплаченных страховых взносах.
По практике мы видим такую ситуацию, что чаще всего отчет по страховым взносам идет на дальнейшую камеральную проверку, а отчет по персучету возвращается на доработку страхователю в связи с ошибками, допущенными в отчетности по персучету.
Характерные ошибки при подготовке отчетности по персучету
Практически 60 процентов ошибок в том, что по отдельным застрахованным лицам суммы уплаченных страховых взносов превышают суммы начисленных взносов. Этого по определению не может быть. Причины кроются и в программах, которыми пользуются компании, а также в особенностях начисления взносов до и после 2010 года. До 2010 года ПФР вел учет только начисленных страховых взносов. И только такую информацию представляли страхователи. Далее уже программный комплекс ПФР в системе разносил уплаченные и начисленные суммы по каждому работнику в их индивидуальных лицевых счетах.
С момента, когда ПФР стал администратором страховых взносов, было решено все-таки получать от компаний точные данные о суммах уплаченных взносов в отношении каждого работника.
Но, к сожалению, так случилось, что программы, которые компании используют для формирования отчетности по перс-учету, не всегда могут корректно автоматически заполнить формы. По уплаченным взносам есть такая особенность. На лицевые счета разносятся только те суммы, которые реально поступили в Пенсионный фонд. Поскольку в дальнейшем суммы на накопительную часть трудовой пенсии направляются на инвестирование в управляющие компании или НПФ, в зависимости от выбора застрахованного. И естественно, что Пенсионный фонд может передавать только те деньги, которые к нему поступили. Что касается страховой части пенсии, то на лицевых счетах учитываются два показателя – начисленные и уплаченные взносы. Но при расчете пенсии берется только показатель о начисленных взносах. В этом отличие от накопительной части.
Поэтому сейчас самое первое, что проверяют в Пенсионном фонде в отчетности, это нет ли превышения уплаченных взносов над начисленными. Пользуясь правом самостоятельно распределять суммы по работникам, компании часто идут на уловки. Например, руководящему составу приписывают большую сумму взносов, а вспомогательному персоналу – меньшую. Таким образом, суммы взносов не соответствуют суммам зарплат, которые были начислены работникам. То есть получается, что руководителям приписывают суммы других работников, и это отражается в отчетности. Это субъективная ошибка.
Объективная ошибка заключается в том, что компании часто просто забывают о сотрудниках, уволившихся в отчетном периоде. Напомню, что если в течение второго квартала из компании кто-то ушел, то сведения о нем все равно подаются в ПФР в отчете за полгода. Но иногда об уволившихся забывают умышленно и распределяют уплаченные взносы между оставшимися сотрудниками. И тогда суммы начисленных взносов оказываются меньше уплаченных.
Как исправить ошибки в сведениях персонифицированного учета
Главная особенность исправления ошибок в сведениях персучета в том, что корректирующие формы представляются вместе с исходными при сдаче их за текущий отчетный период. Другими словами, до 15 августа компаниям предстоит не только сдать персонифицированную отчетность, но и корректирующие формы за I квартал, если тогда были допущены ошибки.
Пенсионный фонд выпустил письмо от 23 мая 2011 г. № 08-25/5577. В нем собраны три письма о том, как правильно это сделать. В частности, чиновники ПФР обратили внимание, что в формах СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1 показываются суммы всех платежей, перечисленные в отчетном периоде.
Даже если в 2011 году компания погасила задолженность за 2010 год, пачки отдельно не формируются. Если же компании взносы были доначислены в ходе выездной проверки, то составляются корректирующие формы СЗВ-6-2 или СЗВ-6-1 за проверенный период и сдаются в отделение ПФР. За тот квартал, в котором было вынесено решение по проверке. А в форме АДВ-6-2 в раздел «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» заносится сумма доначисленных взносов.
Также они напомнили, что любые изменения в страховой базе, в том числе и в сторону уменьшения, требуют уточнения.
О видеосеминаре
Место проведения: г. Москва
Тема: «О порядке подготовки и представления отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету за полугодие 2011 года»
Длительность: 1 час
Компания-организатор: БСС «Система Главбух»,
