Star-company.ru

Лайфхаки от Кризиса
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Гсм за наличный расчет

Приобретение ГСМ подотчетным лицом за наличный расчет

Одним из привычных, проверенных вариантов приобретения ГСМ является покупка через подотчетное лицо: за наличные или по банковской карте. И в том, и другом случае используется договор розничной купли-продажи. А значит, есть сложности с принятием НДС к вычету и учетом его в расходах.

Из статьи вы узнаете:

  • как отразить выдачу наличных средств под отчет;
  • как зарегистрировать авансовый отчет сотрудника и оприходовать ГСМ;
  • как быть с НДС при покупке ГСМ за наличные.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера.

Выдача денежных средств подотчетному лицу

Выдача денежных средств подотчетному лицу оформите документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы — Выдача .

Обратите внимание на заполнение полей:

  • Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет, совпадает с полем Выдано (ФИО) .
  • Статья расходовВыдача подотчетных сумм , выберите из справочника Статьи движения денежных средств.
    • Вид движенияОплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов.
  • Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма— на приобретение ГСМ.
  • Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 71.01 Кт 50.01 — выдача денежных средств подотчетному лицу.

Документальное оформление

Для документального оформления выдачи денежных средств из кассы используется унифицированная форма Расходный кассовый ордер (КО-2) , утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать — Расходный кассовый ордер (КО-2) документа Выдача наличных .

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

Для регистрации авансового отчета сотрудника о приобретенном ГСМ сформируйте документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты .

В шапке документа укажите:

  • Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в авто. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ — название (гос. номер) автомобиля.

На вкладке Авансы добавьте документ выдачи аванса.

На вкладке Товары укажите информацию о приобретенных ГСМ и первичных документах:

  • Документ (расхода) — первичный документ, на основании которого приходуются ГСМ, в нашем примере это чек ККТ.
  • Номенклатура — наименование ГСМ, выбирается из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

  • Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ.
  • Флажок СФ не устанавливайте.
  • Реквизиты счета-фактуры не заполняйте, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 10.03.1 Кт 71.01 — ГСМ по авансовому отчету.
  • Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по авансовому отчету.
  • Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС на прочие расходы.
  • Дт НЕ.01.9 — расходы, не учитываемые в НУ.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета. В 1С используется Авансовый отчет по форме «АО-1». Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет .

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 — 2020 годах

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Читать еще:  Расчет списания бензина по норме

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

Читать еще:  Расчет пени по ндфл

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Расплата за бензин

В Москве без машины не обойтись. Практически любая столичная фирма имеет в собственности или арендует автомобили. В свою очередь у бухгалтеров нередко возникают вопросы, связанные с учетом горюче-смазочных материалов.

У предприятия есть несколько возможностей получить горюче-смазочные материалы. Можно заключить договор поставки ГСМ со специализированными фирмами. Ежемесячно они будут присылать накладные и счета-фактуры на приобретаемое горючее. На основании этих счетов-фактур НДС можно принять к вычету. Поступающий бензин учитывается на счете 10-3 «Топливо». К нему следует открыть специальные субсчета 10-3.2 «Учет топлива по талонам» и 10-3.3 «Топливо в баках автомобилей».

Пример 1
ООО «Ромашка» приобрело ГСМ на сумму 99 120 руб., в том числе НДС 20 процентов — 16 520 руб. Согласно договору, право собственности переходит к покупателю при передаче талонов, по которым ГСМ отпускаются водителям через АЗС поставщика. Полученные талоны оприходованы и выданы водителям.
Бухгалтер должен сделать следующие записи:
Дебет 10-3.2 «Топливо» Кредит 60
— 82 600 руб. — оприходованы приобретенные талоны на ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
— 16 520 руб. — учтен НДС на основании счета-фактуры;
Дебет 60 Кредит 51
— 99 120 руб. — оплачены ГСМ поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
— 16 520 руб. — принят к вычету НДС;
Дебет 10-3.2 Кредит 10-3.3
— 82 600 руб. — выданы талоны водителям.

Для того чтобы приобрести ГСМ за наличный расчет, водитель получает деньги из кассы под отчет:
Дебет 71 Кредит 50
— выдано работнику под отчет на покупку ГСМ.
Через три дня водитель должен отчитаться за выданные ему деньги. Для этого он составляет авансовый отчет по израсходованным суммам. После этого бухгалтер делает проводку:
Дебет 10-3 Кредит 71
Если работник возвращает неиспользованную сумму в кассу, в учете делают запись:
Дебет 71 Кредит 50

Наличный или безналичный?
Елена Илюшина, бухгалтер строительной компании:
— Бензин приобретаем как за наличный, так и безналичный расчет. Конечно, стараемся покупать только по «безналу», но не всегда это получается. У нас есть отдаленные объекты, а карточки действуют не на всех заправках. Поэтому водители довольно часто приносят просто чеки. Я НДС по ним не возмещаю — зачем мне проблемы с налоговой инспекцией? И так забот хватает. Хотя, знаете, суммы-то приличные.

Игорь, бухгалтер фирмы, занимающейся доставкой продуктов:
— Мы приобретаем ГСМ только по безналичному расчету. Так проще. Никаких проблем с возмещением НДС — ведь поставщики нам каждый месяц, как и положено, выставляют счета-фактуры.

Учет израсходованного бензина
Чтобы затраты на ГСМ учитывались при определении налога на прибыль, необходимо подтвердить их документами. В данном случае это путевой лист*. Его выписывают только на один день (сутки). В исключительных случаях этот срок может быть увеличен (например, если работника отправляют в командировку или на спецзадание). В листе обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, печать организации, указывают пробег автомобиля, его марку, количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. При проверке налоговые органы будут обращать внимание на то, как оформлены путевые листы и насколько экономически обоснованны затраты. То есть, для того чтобы не дать возможности налоговикам «подкопаться» к вашей фирме, нужно правильно оформить листы и доказать, что бензин действительно использовался для деловых поездок.

Мнения экспертов
Павел Исаев, налоговый консультант компании «Русаудит Дорнхоф, Евсеев и партнеры»:
— Если приобретенные за наличный расчет горюче-смазочные материалы были куплены для операций, которые признаются объектами налогообложения, то покупатель, не получив на руки счет-фактуру, не должен принимать к вычету НДС по этим материальным ценностям.
Однако следует отметить, что, если потенциально НДС может быть принят к вычету, но не хватает документов, организация вправе, собрав полный пакет необходимых бумаг, принять к вычету суммы НДС в следующем отчетном (налоговом) периоде.
Если горюче-смазочные материалы приобретены с применением ККМ, собрать необходимый пакет документов, включая счет-фактуру, невозможно.
Если суммы НДС по материальным ценностям не приняты к вычету, то их, по моему мнению, нужно включить в состав расходов в целях исчисления налога на прибыль. Поскольку данный вопрос не урегулирован действующим законодательством, сказать однозначно, будет НДС самостоятельным косвенным расходом или включаться в стоимость основного актива, в настоящее время невозможно.

Наталья Горбылева, директор департамента аудита компании «Гориславцев и Ко»:
— Счет-фактура является основанием для принятия предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению.
Согласно пункту 7 статьи 168 Налогового кодекса, при реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
При этом данной нормой указанной статьи кодекса организациям не запрещается в случаях применения контрольно-кассовых машин при реализации товаров (работ, услуг), в том числе горюче-смазочных материалов, за наличный расчет оформлять счета-фактуры.
В соответствии со статьей 171 Налогового кодекса вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг). Налоговые вычеты, предусмотренные этой статьей, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171.
В соответствии с пунктом 1 статьи 172 кодекса принятие к вычету сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных налогоплательщиками при приобретении товаров (работ, услуг), в том числе горюче-смазочных материалов через автозаправочные станции, производится в общеустановленном порядке при наличии счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг).
Таким образом, для вычета (возмещения) сумм налога на добавленную стоимость, уплаченных по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет, покупателю необходимо получить от автозаправочной станции не только кассовые чеки, но и счета-фактуры.
Теперь что касается включения суммы НДС в расходы.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 254 кодекса стоимость товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета сумм налогов, подлежащих вычету либо включаемых в расходы в соответствии с НК РФ).
В соответствии с пунктом 1 статьи 170 суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2 статьи 170.
В этом пункте предусмотрено четыре случая, в которых суммы НДС предъявлены покупателю при приобретении товаров (работ, услуг). Случая, касающегося приобретения ГСМ за наличный расчет, там нет.
Таким образом, сумма уплаченного налога на добавленную стоимость не может быть включена в состав материальных расходов для целей налогообложения налогом на прибыль.
Сумма уплаченного НДС также не может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), так как суммы предъявленного налога не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций в соответствии с требованиями статьи 170 Налогового кодекса.

Юрий Воробьев, заместитель директора департамента налогов и права компании «ФБК»:
— НДС по приобретенным за наличный расчет ГСМ можно принять к вычету. В первую очередь это основано на том, что пунктом 6 статьи 168 Налогового кодекса предусмотрено, что организация считается исполнившей все требования статей 168 и 169 о выдаче счета-фактуры, если она выдает кассовый чек или иной документ установленной формы, в котором содержатся все необходимые реквизиты. Этот документ является надлежащим подтверждением расходов и основанием для применения вычета по НДС. Инспекция отказывается возмещать НДС, но, на мой взгляд, никаких законных оснований для этого нет. Хотя никакой практики по таким случаям еще не сложилось.
Я также считаю, что этот НДС нельзя включать в расходы. Мы не можем применить статью 264, так как она касается затрат, а не НДС.

Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.

Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».

Учет по картам

Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).

При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».

Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».

Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector