Star-company.ru

Лайфхаки от Кризиса
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Методики анализа процессов

Зачем нужен и как проводится анализ бизнес-процессов компании?

Анализ бизнес-процессов организации необходим для повышения эффективности ее работы.

Своевременное принятие соответствующих управленческих решений на основе исследования позволит компании занять лидирующее место в отрасли.

Сущность и цели

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения.

Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу.

Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты:

  • высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции;
  • существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий;
  • низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи;
  • длительное время поставки товара;
  • чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции;
  • проблемы со сроками выполнения договоров.

Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы.

Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

  • аудит бухгалтерской отчётности;
  • изучается производственная документация;
  • описывается алгоритм производства;
  • изучается процесс в действии.

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

  • определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;
  • исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;
  • оценка выполнения установленного плана;
  • анализ использованных возможностей предприятия;
  • разработка плана оптимизации процессов.

Как осуществляется управление бизнес-процессами в организации — читайте в этой статье.

Все возможные виды бизнеса и их краткую характеристику вы можете найти здесь.

Методы анализа

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

  1. Опрос руководства и работников предприятия.
  2. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
  3. Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа.

Алгоритм процедуры исследования следующий:

  1. Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей.
  2. Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии.
  3. Установление проблемных участков.

Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса.

Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков:

  1. Составляется перечень основных этапов цикла.
  2. Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров.

Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции.

Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей.

Визуальный анализ графических схем

Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

  • подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно;
  • любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным;
  • выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений.
  1. Рассматривается каждая деталь процесса.
  2. Анализируется содержание этапов цикла.
  3. Устанавливается перечень необходимых документов.
  4. Проверяется наличие информации во входящих бумагах.

По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов.

Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла.

Используемые показатели

Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей.

Существует три их вида:

  1. Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например:
  2. Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции:
  3. Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения. Например:

Процесс анализа и моделирования процессов организации в специализированной программе смотрите на следующем видео:

Анализ на примере конкретной компании

В ООО «Латея» проводится анализ процесса комплектации готовых изделий на складе. Он будет выглядеть следующим образом:

  • Исследование проблем. В ходе работы выявлены слабые места:
    • неравномерная загрузка сотрудников;
    • не используются системы автоматизации;
    • отсутствие комфортных условий работы.
  • Ранжирование причин. Установленные проблемы отсортированы в зависимости от степени важности.
  • Предложены варианты решения:
    • мотивировать работников на постепенное выполнение заказов в течение периода;
    • установить причины неравномерной поставки продукции;
    • интегрировать информационные системы и связать базы данных по всему предприятию;
    • внедрить новые алгоритмы работы автоматизированных продуктов;
    • реконструировать здание для обеспечения физического комфорта сотрудников;
    • систематизировать стеллажи для облегчения доступа.

Устранение перечисленных проблем помогло компании увеличить скорость обработки заказов на складе.

Классификация методов анализа процессов.

Анализ процессов

Методики анализа бизнес-процессов. SWOT — анализ процесса. Анализ проблем процесса. Ранжирование процессов. на основе субъективной оценки. Анализ процесса по отношению к типовым требованиям. Измерение и анализ показателей процесса. Пример разработки основного бизнес-процесса новой организации.

Для того чтобы построить систему управления каждым процессом и всей сетью процессов, созданных в организации, руководитель и владельцы процесса должны построить четкую структурированную систему поступления оперативной и плановой информации. Информация о процессе является таким же ресурсом, как персонал, среда, инфраструктура. Потребители этой информации — владелец и руководитель. Показатели, характеризующие процесс, следует выбирать исходя из следующих требований:

1. Адекватность, полнота и объективность отражения существующего положения дел;

2. Возможность сбора и обработки данных с установленной периодичностью;

3. Трудозатраты на сбор и обработку информации не превышают ценности информации;

4. Система показателей должна охватывать качественные и количественные характеристики процесса.

5. Форма предоставления информации должна быть максимально понятной;

6. Информация должна быть сравнима с аналогичной.

Показатели должны характеризовать результативность и эффективность процесса. В стандарте ИСО 9000: 2000 даются следующие определения характеристик процесса:

Результативность — степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Эффективность– соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами.

Как правило, в организации определение результативности и эффективности процессов сливаются в один процесс для оптимизации отчетной документации.

Процессный подход требует сгруппировать все показатели процесса по трем группам:

— показатели эффективности процесса;

— показатели удовлетворенности клиента.

К показателям продукта относятся все параметры, которые характеризуют продукт:

1. Функциональные показатели:

— количество функций продукта

— полнота функций продукта

— сравнение с мировыми образцами (бечмаркинг)

— количество пунктов требований клиентов, выполненных полностью

2. Характеристики надежности:

— наработка на отказ

Количество ошибок при массовой поставке

3 Показатели безопасности:

— наличие сертификатов соответствия для обязательной сертификации товаров и услуг

— фактические показатели безопасности товаров и услуг

4. Наличие дополнительных услуг

— скидки для постоянных и оптовых клиентов

— премии для клиентов

К показателям эффективности относят следующие группы показателей:

1. Показатели затрат:

— капитала в виде складских запасов сырья и неликвидов

2. Затраты на брак

— предупреждение на этапе разработки и производства

— проведение альтернативных расчетов и испытаний

— отбраковка в процессе производства

— исправление, доработка или переделка продукции, забракованной по результатам контроля

— замена и возврат брака, компенсации потребителю принесенного ущерба, а так же транспортных и таможенных расходов

3. Затраты на обучение, подготовку и переподготовку, повышение квалификации и аттестацию персонала

4. Эффективность использования ресурсов на единицу продукции: коэффициенты использования оборудования, ресурсов, сырья, материалов, времени на проведение единицы работ или услуг.

Показатели удовлетворенности клиента можно получить двумя способами:

1. Анкетирование клиента, потребители или заказчика по специально разработанным анкетам;

2. Анализ взаимоотношений с клиентами, потребителями и поставщиками на основании собственных данных (косвенная оценка удовлетворенности).

При опросе потребителей и заинтересованных сторон необходимо учитывать некоторые условия. Во – первых, респонденты должны не просто оценивать те или иные показатели деятельности администрации, но и ранжировать показатели по степени значимости. Во – вторых, в анкетах должны содержаться не только показатели продукта, и но и показатели, оценивающие организацию в целом. Например, содержание анкеты должно отражать:

Читать еще:  Анализ отраслей экономики

— восприятие потребителем организации в целом (имидж, деловая активность, конструктивность, лояльность к клиенту, готовность к сотрудничеству, конкурентная устойчивость);

— оценка удовлетворенностью деятельности организации (компетентность, профессионализм сотрудников организации, отношение к потребителям, понимание интересов потребителя, удовлетворенность опытом взаимодействия с организацией);

— оценка удовлетворенностью продуктами и услугами организации (функциональность, надежность, безопасность, наличие дополнительных услуг).

Методы получения такой информации разнообразны: интервьюирование руководителей партнеров и заинтересованных сторон, опрос по телефону, интернет – опрос и т.д.

Для муниципального управления оценка со стороны населения эффективности управления имеет особое значение. В Самарском муниципальном институте управления силами научной лаборатории кафедры государственного и муниципального управления разработана методика социального самочувствия населения города. Уникальность этой методики состоит в том, что она предлагает выявить уровень эффективности процессов муниципального управления через призму социального самочувствия населения [1].

Социальное самочувствие – интегрированный показатель. Оно зависит от множества факторов: общая ситуация в стране, политические реформы, проводимы правительством, угроза террористических актов, в том числе и результативность и эффективность работы местной власти. В этом вся сложность изучения мнения потребителей – населения города – о деятельности исполнительных органов власти города.

Потребителем продукции производственной компании является покупатель конкретного товара данной фирмы или пользователь услуг, поэтому его оценка качества товара и качества деятельности самой компании будет носить предметный характер. По отношению к органам муниципальной власти граждане города выражают свое мнение и имеют право выражать мнение даже если непосредственно с Администраций города не сталкивались и не по каким вопросам не обращались. В то же время они могут оценить деятельность муниципальных властей по развитию основных сфер городского хозяйства: транспорта, благоустройства, состояние ЖКХ и т.д. Но объективность этих оценок будет ниже, так как размыт и многими гражданами плохо осознается сам предмет оценки — сфера ответственности муниципальных органов власти. Осознавая эти проблемы, разработчики методики изучения мнения потребителей о деятельности муниципальных органов власти включили в анкету вопросы, объединенные в следующие циклы:

1. Определение круга проблем, волнующих жителей.

2. Определение кого, жители видят ответственными за решение данных проблем.

3. Мнения о степени успешности решения этих проблем администрацией города (района).

4. Степень информированности жителей о работе Администрации города.

5. Мнения жителей о причинах неэффективной работы муниципальных властей в отдельных отраслях.

6. Мнения жителей о качествах, которыми должен обладать муниципальный служащий.

Как показывает практика, на такие анкеты отзывается не более 25 — % клиентов. Достоверность их ответов невелика. В сфере муниципального управления достоверность ответов еще ниже, так как более размытой является предметная область оценки деятельности исполнительных органов власти. Многие жители города слабо себе представляют сферу ответственности федеральных, региональных и местных властей.

В силу данных обстоятельств значительную роль в исследовании мнения потребителей об эффективности процессов играют методы косвенной оценки мнения потребителей.

Для производителей товаров и услуг показателей косвенной оценки мнения потребителей выгладит следующим образом:

1. Рост объема продаж продукции (услуг).

2. Длительность деловых связей.

3. Число (процент) постоянных клиентов.

4. Количество претензий, рекламаций и жалоба.

5. Число (процент) «потерянных» клиентов.

6. Доля рынка по продукту (услуги).

7. Число имиджевых клиентов.

В муниципальном управлении методы косвенной оценки мнения населения о работе администрации имеют свою специфику.

Такой показатель, как объем продаж продукции и услуг в абсолютном своем выражении не может свидетельствовать об эффективности процесса предоставления муниципальных услуг. Количество граждан желающих получить муниципальную услугу (например, документ на аренду земельного участка или разрешение на отвод земли) напрямую не будет зависеть от качества услуги. В предоставлении данных услуг муниципальные власти обладают исключительными полномочиями и не могут испытывать конкуренции. Но данный показатель может работать как косвенный показатель роста деловой и социальной активности жителей города. Кроме того можно вывести относительный показатель роста предоставляемых населению услуг за единицу времени. Тогда получим показатель скорости предоставления услуги. Но это относится к показателю самой услуги и процесса, а не к показателю удовлетворенности потребителя.

Свою специфику в оценке степени удовлетворенности населения процессами предоставления муниципальных услуг и выполнения муниципальных функций имеет такой показатель как количество претензий, жалоб, индивидуальных просьб граждан. Изучение опыта работы созданных районных и городского Управлений по работе с обращением граждан Администрации г.о. Самара позволило сделать следующие выводы. Во – первых, количество поступающих от населения в администрацию жалоб на городские службы, подведомственные исполнительным органам власти свидетельствуют не столько о недовольстве граждан, сколько о доверии населения к власти в способности ее решить наиболее насущные проблемы

Несмотря на кажущуюся сложность, косвенная оценка, зачастую бывает более объективна, чем опрос потребителей.

Анализ результатов оценки эффективности процессов предоставляется владельцем процесса руководителю в виде справки следующего содержания:

1. Оценка результативности и эффективности основного продукта процесса.

2. Оценка эффективности процесса.

3. Показатели удовлетворенности потребителей.

4. Отчет о проведении корректирующих действий.

5. Отчет о результатах аудита процесса.

Классификация методов анализа процессов.

Анализ процессов – действие логически следующее из описания процессов. Цели анализа процесса могут быть различными в зависимости от тех целей, которые изначально стояли перед менеджером:

— поиск «болевых точек» (дублирование функций, пересечение функций и т.д.);

— измерение показателей процесса, оценка качества процессов;

— сравнительный анализ процессов.

В.В. Репин и В.Г. Елиферов предлагают методики анализа процессов условно разделить на два вида: количественные и качественные [2]. Методики качественного анализа процессов основаны на:

· анализе субъективных оценок процесса сотрудниками организации;

· визуальном анализе графических схем процессов;

· сравнение процесса с некоторыми типовыми требованиями.

Методики субъективных оценок были заложены в трудах основоположников методологии реинжиниринга Хаммера, Чампи, Робсона. При качественном исследовании процессов используют также достаточно распространенные методики оценки социально — экономического развития, перспектив развития предприятия. Например, SWOT – анализ, Бостонская матрица и т.д.

Методики графического анализа менее проработаны. Они основаны на анализе входов/выходов, логических взаимосвязей функций, разветвлений стрелок, анализе самих функций и ресурсов.

Отдельная группа качественные методики связаны с анализом процессов на соответствие нормативно – правовым документам и стандартам. Для системы муниципального управления особенно актуальным представляется анализ на соответствие нормативно – правовым актам и анализ их наличия. Дело в том, что в отличие от предприятия, где управление, определение и распределение функций построено на внутренних документах, система муниципального и государственного управления более строго регламентирована и во многом строится на основе федерального и регионального законодательства, а так же местных нормативно – правовых актов. В то же время опыт обследования систем местного управления показывает, что внутренняя документация, а именно сотрудников не отражают фактическое действие и течение процессов. Часть функций не прописано, но выполняется и наоборот. Часто встречается дублирование функций.

К качественным методам анализа относится оценка процессов в соответствии с требованиями, определенными в стандартах МС ИСО 9001: 2000.

Методики количественного анализа процессов более подробно разработаны и широко применяются в мировой практике. Большая часть методик основана на сборе, обработке и анализе статистической информации о процессах. Количественные методики анализа процессов так же используются для внедрения систем менеджмента качества.

В настоящее время распространение получили такие методики количественного анализа процессов, как имитационное моделирование процессов и АВС – анализ процессов (операционный анализ затрат). Но эти методики применяются в основном в организациях с четкой регламентацией процессов, что затруднительно в системах муниципального управления.

Методы бизнес-анализа

Вступление

Поскольку на хабре не было найдено подобных статей, решил внести свой вклад, а также надеюсь, что кому-то эта информация пригодится в его дальнейшей деятельности. Итак, почему бизнес-анализ на сайте ИТ-направленности? Ответ будет несколько скучным для читателя – организации хотят оптимизировать свою работу и функционировать максимально эффективно. Во многих случаях (хотя и не во всех) выходом из ситуации является использование ИТ. Примером можно назвать автоматизацию работы сотрудников, более эффективное использование имеющихся ресурсов, оптимизация процессов и т. д. Вот так информационные технологии стали рядом в помощь.

Тема на самом деле довольно интересная и материалов на русском или украинском языках довольно мало. На мой взгляд, одной из причин этому есть относительно недавнее его появление. Хотя следует добавить, что методы, о которых мы будем вести речь рассматриваются по отдельности во многих учебниках на многих языках.
Определение бизнес-анализа возьмем из Википедии, чтобы не придумывать велосипед:

«Бизнес-анализ — дисциплина выявления деловых потребностей и нахождения решений деловых проблем»

Однако, есть и другое определение. Согласно своду знаний о бизнес-анализе (Business Analysis Body of Knowledge 2.0):

Читать еще:  Анализ типичных ошибок

«Бизнес-анализ является набором заданий и методик, которые предназначены использоваться в качестве связующего звена между участниками бизнеса с целью понять структуру, правила и функции организации и предложить решения, которые позволят организации достичь поставленных целей».

В значительной степени источником для данной статьи служил как раз свод знаний о бизнес-анализе, который автор в данный момент активно изучает.

По сути

Для вступления достаточно и мы переходим непосредственно к самой сути статьи. Анализ, как метод научного познания, выражается изучением объекта путем разбиения его на составные части. Для бизнеса это наиболее выгодный метод, поскольку любой бизнес — это система, состоящая из составных частей, которые взаимодействуют между собой с целью получить прибыль (или в случае некоммерческих организаций — принести пользу или ценность). Наши заграничные коллеги в похожих случаях используют слово «value», которое словари трактуют как «стоимость» или «ценность».

Как мы можем анализировать бизнес? С какой стороны к нему подойти? На самом деле, подходить можно и нужно с разных сторон, чтобы построить целостное представление о его составляющих и их работе.

Для выполнения задач бизнес-анализа используются различные методы. Причем для выполнения одной задачи могут служить как один так и несколько методов. Довольно просто общих слов — перейдем к более конкретным вещам.

Наиболее часто используемыми на практике среди бизнес-аналитиков являются следующие методы:

  • Определение критериев принятия и оценки;
  • Мозговой штурм;
  • Анализ бизнес-правил;
  • Словарь данных и глоссарий;
  • Диаграммы потоков данных;
  • Моделирование данных;
  • Анализ принятия решений;
  • Анализ документов;
  • Интервью;
  • Метрики и ключевые показатели производительности;
  • Анализ не функциональных требований;
  • Моделирование организации;
  • Отслеживание проблем;
  • Моделирование процессов;
  • Практические занятия по выявлению требований;
  • Сценарии и варианты использования.

Данные методы могут включать в себя подмножества методов (как например метод моделирования данных).

Метод определения критериев принятия и оценки

Целью метода является определение критериев, которым должны соответствовать критерии для того, чтобы они были приняты заинтересованными лицами.

Согласно определению, критерии в данном методе разделяются на два класса:

  • Критерии принятия (каким требованиям решение должно соответствовать, чтобы был смысл в его реализации);
  • Критерии оценки (какими требованиями руководствоваться для выбора между несколькими решениями).

Данные критерии должны поддаваться тестированию, а в случае, если их нельзя протестировать — разбиваться на меньшие требования, которые можно протестировать. Стоит заметить, что имеет смысл ранжировать критерии по степени значимости.

Свод знаний по бизнес-анализу упоминает о достоинствах и недостатках метода.

Достоинства

  • Для agile разработки может быть необходимым, чтобы все требования были выражены в форме, которая позволяет протестировать соблюдение этих требований;
  • Критерии принятия необходимы, когда требования выражают договорные обязательства.

Недостатки

  • Критерии оценки или принятия, выраженные договорными обязательствами может быть проблематично изменить в силу юридических или политических причин.

Мозговой штурм

Целью метода является генерирование новых идей, которые будут служить материалом для дальнейшего анализа.

Вопросы, которые могут найти ответ могут быть следующими:

  • Как мы можем решить проблему сейчас (подручными средствами)?
  • Какие препятствия стоят перед нами для выбора определенного решения или подхода?
  • Что может вызвать задержку?
  • Как мы можем решить проблему?

Для проведения мозгового штурма необходимо подготовить четкое определение темы для обсуждения, временных рамок, определить ожидания от данного обсуждения, определить критерии для оценки идей и выбрать соответствующих людей с определенным опытом в сфере, которая подлежит обсуждению.

В процессе проведения мозгового штурма все идеи должны предлагаться без обсуждения, критики или оценки и при этом участники штурма могут строить новые идеи на основе предложенных ранее. Кроме того, все идеи должны быть записаны.

В конце штурма необходимо обсудить идеи и выкинуть дублирующиеся. Результатом будет список идей, которые в той или иной мере должны ответить на поставленные вопросы.

Преимущества

  • Возможность сформировать большое количество идей за короткий промежуток времени;
  • Включает креативное мышление;
  • Может помочь снять напряжение между участниками совещания.

Недостатки

  • В значительной степени зависит от желания людей участвовать в штурме, а также стоит учитывать межличностные отношения, которые могут ограничить активность участников;
  • Участники не должны создавать дебатов вокруг идей, что предлагаются. Тоесть мозговой штурм может перерасти в дебаты и потраченное впустую время.
Анализ бизнес-правил

Целью метода является выявление правил, которые определяют, ограничивают или разрешают определенную деятельность, работу или функционирование.

В целом, правила должны поддерживать цели организации, но их не должно быть слишком много.

  • Правила должны быть определены терминами, которые будут понятны исполнителям;
  • Правила не должны содержать описаний как они будут поддерживаться;
  • Должны быть определены в декларативной форме на самом базовом уровне (тоесть не должны потом разбиваться на еще несколько);
  • Правила должны быть отделены от процессов;
  • Правила должны поддерживаться так, чтобы организация могла поддерживать их в актуальном состоянии.

Правила могут быть резолютивными или структурными, в зависимости от того, на чем они делают акцент.

Пример резолютивного правила (которое определяет поведение участников процесса):

Сотрудник должен получить письменное разрешение от директора департамента безопасности на использование на работе личного ноутбука.

Перед слиянием в главную ветку разработчик должен протестировать код.

Пример структурного правила (которое определяет структуру знания, что позволяет определить правдивость, ложность или отношение к определенной категории):

Оплата принимается только безналичным расчетом.

Индекс выполнения сроков определяется как EV / PV, где EV — освоенный объем, а PV — плановый объем.

Преимущества

  • Четкое определение правил раздельно от процессов позволяет организации менять правила без изменения процессов.

Недостатки

  • Правила могут вступать в конфликты друг с другом, что должно регулярно проверяться с появлением новых правил или изменением старых.

Словарь данных и глоссарий

Как свод знаний по бизнес-анализу, так и методология Val IT одной из основ для успешной деятельности организации ставят использование единой терминологии заинтересованными сторонами. Кроме того, это упрощает процесс дальнейшего анализа и сбора требований, поскольку участники понимают о чем именно идет речь и могут понятно и четко излагать свои требования.

Так, метод выделяет две составляющие:

Глоссарий — список терминов и их определение.

Словарь данных — словарь, который включает в себя список данных, их определение и допустимые или возможные значения. Словарь данных может также определять комбинации, в которые данные могут объединяться.

Словарь данных состоит из простых элементов и составных.

Простые элементы содержат следующую информацию:

  • Название — уникальное имя;
  • Псевдонимы (aliases) — другие названия, которые используют заинтересованные стороны для этого понятия;
  • Значения — возможные значения, которые может принимать элемент;
  • Описание — определение элемента в контексте решения.

Составные элементы формируются из простых. Их структура следующая:

  • Последовательности — показывают порядок простых элементов (в последовательностях простые элементы всегда определяются в четко определенной последовательности);
  • Повторения — показывают, что простые элементы могут несколько раз появляться в составном элементе;
  • Опциональные элементы — могут присутствовать или отсутствовать в составном элементе.

Диаграммы потоков данных

Тема диаграмм потоков данных воистину достойна отдельной статьи. Существуют различные нотации (например известная всем Гейна-Сарсона в BPWin, которую многие наверняка составляли в ВУЗах или Йордана). Но вернемся обратно.

Целью диаграмм потоков данных (DFD) является отображение входа, обработки, хранения и выхода информации из системы.

Диаграммы описывают:

  • Внешние сущности, которые получают информацию от системы или ее отдают ей;
  • Процессы систем, которые преобразуют данные;
  • Хранилища данных, где информация сохраняется определенное время;
  • Потоки данных, по которым данные перемещаются между внешними сущностями, процессами и хранилищами данных.

Пример одной из таких диаграмм приведен ниже:

Звездочкой отмечен простой элемент данных, который является опциональным. Кстати, на диаграмме нужно было бы показать что результатом сообщения об ошибке должен быть ответ заказчику с исправленной ошибкой. Кстати, добавляйте свои примеры диаграмм — интересно было бы увидеть как другие описали бы тот же прием и обработку сообщений об ошибках.

В целом же можно привести и другой пример:

Диаграммы рисовались в Dia, которая является образцом ужаса в отрисовке диаграмм под GNU/Linux.

Заключение

Хотя мы и рассмотрели лишь часть из методов (которых существуют десятки), часть из них вы наверняка используете и надеюсь, что вам было интересно.

Методы бизнес-анализа

Вступление

Поскольку на хабре не было найдено подобных статей, решил внести свой вклад, а также надеюсь, что кому-то эта информация пригодится в его дальнейшей деятельности. Итак, почему бизнес-анализ на сайте ИТ-направленности? Ответ будет несколько скучным для читателя – организации хотят оптимизировать свою работу и функционировать максимально эффективно. Во многих случаях (хотя и не во всех) выходом из ситуации является использование ИТ. Примером можно назвать автоматизацию работы сотрудников, более эффективное использование имеющихся ресурсов, оптимизация процессов и т. д. Вот так информационные технологии стали рядом в помощь.

Читать еще:  Автокорреляционный метод криптоанализа

Тема на самом деле довольно интересная и материалов на русском или украинском языках довольно мало. На мой взгляд, одной из причин этому есть относительно недавнее его появление. Хотя следует добавить, что методы, о которых мы будем вести речь рассматриваются по отдельности во многих учебниках на многих языках.
Определение бизнес-анализа возьмем из Википедии, чтобы не придумывать велосипед:

«Бизнес-анализ — дисциплина выявления деловых потребностей и нахождения решений деловых проблем»

Однако, есть и другое определение. Согласно своду знаний о бизнес-анализе (Business Analysis Body of Knowledge 2.0):

«Бизнес-анализ является набором заданий и методик, которые предназначены использоваться в качестве связующего звена между участниками бизнеса с целью понять структуру, правила и функции организации и предложить решения, которые позволят организации достичь поставленных целей».

В значительной степени источником для данной статьи служил как раз свод знаний о бизнес-анализе, который автор в данный момент активно изучает.

По сути

Для вступления достаточно и мы переходим непосредственно к самой сути статьи. Анализ, как метод научного познания, выражается изучением объекта путем разбиения его на составные части. Для бизнеса это наиболее выгодный метод, поскольку любой бизнес — это система, состоящая из составных частей, которые взаимодействуют между собой с целью получить прибыль (или в случае некоммерческих организаций — принести пользу или ценность). Наши заграничные коллеги в похожих случаях используют слово «value», которое словари трактуют как «стоимость» или «ценность».

Как мы можем анализировать бизнес? С какой стороны к нему подойти? На самом деле, подходить можно и нужно с разных сторон, чтобы построить целостное представление о его составляющих и их работе.

Для выполнения задач бизнес-анализа используются различные методы. Причем для выполнения одной задачи могут служить как один так и несколько методов. Довольно просто общих слов — перейдем к более конкретным вещам.

Наиболее часто используемыми на практике среди бизнес-аналитиков являются следующие методы:

  • Определение критериев принятия и оценки;
  • Мозговой штурм;
  • Анализ бизнес-правил;
  • Словарь данных и глоссарий;
  • Диаграммы потоков данных;
  • Моделирование данных;
  • Анализ принятия решений;
  • Анализ документов;
  • Интервью;
  • Метрики и ключевые показатели производительности;
  • Анализ не функциональных требований;
  • Моделирование организации;
  • Отслеживание проблем;
  • Моделирование процессов;
  • Практические занятия по выявлению требований;
  • Сценарии и варианты использования.

Данные методы могут включать в себя подмножества методов (как например метод моделирования данных).

Метод определения критериев принятия и оценки

Целью метода является определение критериев, которым должны соответствовать критерии для того, чтобы они были приняты заинтересованными лицами.

Согласно определению, критерии в данном методе разделяются на два класса:

  • Критерии принятия (каким требованиям решение должно соответствовать, чтобы был смысл в его реализации);
  • Критерии оценки (какими требованиями руководствоваться для выбора между несколькими решениями).

Данные критерии должны поддаваться тестированию, а в случае, если их нельзя протестировать — разбиваться на меньшие требования, которые можно протестировать. Стоит заметить, что имеет смысл ранжировать критерии по степени значимости.

Свод знаний по бизнес-анализу упоминает о достоинствах и недостатках метода.

Достоинства

  • Для agile разработки может быть необходимым, чтобы все требования были выражены в форме, которая позволяет протестировать соблюдение этих требований;
  • Критерии принятия необходимы, когда требования выражают договорные обязательства.

Недостатки

  • Критерии оценки или принятия, выраженные договорными обязательствами может быть проблематично изменить в силу юридических или политических причин.

Мозговой штурм

Целью метода является генерирование новых идей, которые будут служить материалом для дальнейшего анализа.

Вопросы, которые могут найти ответ могут быть следующими:

  • Как мы можем решить проблему сейчас (подручными средствами)?
  • Какие препятствия стоят перед нами для выбора определенного решения или подхода?
  • Что может вызвать задержку?
  • Как мы можем решить проблему?

Для проведения мозгового штурма необходимо подготовить четкое определение темы для обсуждения, временных рамок, определить ожидания от данного обсуждения, определить критерии для оценки идей и выбрать соответствующих людей с определенным опытом в сфере, которая подлежит обсуждению.

В процессе проведения мозгового штурма все идеи должны предлагаться без обсуждения, критики или оценки и при этом участники штурма могут строить новые идеи на основе предложенных ранее. Кроме того, все идеи должны быть записаны.

В конце штурма необходимо обсудить идеи и выкинуть дублирующиеся. Результатом будет список идей, которые в той или иной мере должны ответить на поставленные вопросы.

Преимущества

  • Возможность сформировать большое количество идей за короткий промежуток времени;
  • Включает креативное мышление;
  • Может помочь снять напряжение между участниками совещания.

Недостатки

  • В значительной степени зависит от желания людей участвовать в штурме, а также стоит учитывать межличностные отношения, которые могут ограничить активность участников;
  • Участники не должны создавать дебатов вокруг идей, что предлагаются. Тоесть мозговой штурм может перерасти в дебаты и потраченное впустую время.
Анализ бизнес-правил

Целью метода является выявление правил, которые определяют, ограничивают или разрешают определенную деятельность, работу или функционирование.

В целом, правила должны поддерживать цели организации, но их не должно быть слишком много.

  • Правила должны быть определены терминами, которые будут понятны исполнителям;
  • Правила не должны содержать описаний как они будут поддерживаться;
  • Должны быть определены в декларативной форме на самом базовом уровне (тоесть не должны потом разбиваться на еще несколько);
  • Правила должны быть отделены от процессов;
  • Правила должны поддерживаться так, чтобы организация могла поддерживать их в актуальном состоянии.

Правила могут быть резолютивными или структурными, в зависимости от того, на чем они делают акцент.

Пример резолютивного правила (которое определяет поведение участников процесса):

Сотрудник должен получить письменное разрешение от директора департамента безопасности на использование на работе личного ноутбука.

Перед слиянием в главную ветку разработчик должен протестировать код.

Пример структурного правила (которое определяет структуру знания, что позволяет определить правдивость, ложность или отношение к определенной категории):

Оплата принимается только безналичным расчетом.

Индекс выполнения сроков определяется как EV / PV, где EV — освоенный объем, а PV — плановый объем.

Преимущества

  • Четкое определение правил раздельно от процессов позволяет организации менять правила без изменения процессов.

Недостатки

  • Правила могут вступать в конфликты друг с другом, что должно регулярно проверяться с появлением новых правил или изменением старых.

Словарь данных и глоссарий

Как свод знаний по бизнес-анализу, так и методология Val IT одной из основ для успешной деятельности организации ставят использование единой терминологии заинтересованными сторонами. Кроме того, это упрощает процесс дальнейшего анализа и сбора требований, поскольку участники понимают о чем именно идет речь и могут понятно и четко излагать свои требования.

Так, метод выделяет две составляющие:

Глоссарий — список терминов и их определение.

Словарь данных — словарь, который включает в себя список данных, их определение и допустимые или возможные значения. Словарь данных может также определять комбинации, в которые данные могут объединяться.

Словарь данных состоит из простых элементов и составных.

Простые элементы содержат следующую информацию:

  • Название — уникальное имя;
  • Псевдонимы (aliases) — другие названия, которые используют заинтересованные стороны для этого понятия;
  • Значения — возможные значения, которые может принимать элемент;
  • Описание — определение элемента в контексте решения.

Составные элементы формируются из простых. Их структура следующая:

  • Последовательности — показывают порядок простых элементов (в последовательностях простые элементы всегда определяются в четко определенной последовательности);
  • Повторения — показывают, что простые элементы могут несколько раз появляться в составном элементе;
  • Опциональные элементы — могут присутствовать или отсутствовать в составном элементе.

Диаграммы потоков данных

Тема диаграмм потоков данных воистину достойна отдельной статьи. Существуют различные нотации (например известная всем Гейна-Сарсона в BPWin, которую многие наверняка составляли в ВУЗах или Йордана). Но вернемся обратно.

Целью диаграмм потоков данных (DFD) является отображение входа, обработки, хранения и выхода информации из системы.

Диаграммы описывают:

  • Внешние сущности, которые получают информацию от системы или ее отдают ей;
  • Процессы систем, которые преобразуют данные;
  • Хранилища данных, где информация сохраняется определенное время;
  • Потоки данных, по которым данные перемещаются между внешними сущностями, процессами и хранилищами данных.

Пример одной из таких диаграмм приведен ниже:

Звездочкой отмечен простой элемент данных, который является опциональным. Кстати, на диаграмме нужно было бы показать что результатом сообщения об ошибке должен быть ответ заказчику с исправленной ошибкой. Кстати, добавляйте свои примеры диаграмм — интересно было бы увидеть как другие описали бы тот же прием и обработку сообщений об ошибках.

В целом же можно привести и другой пример:

Диаграммы рисовались в Dia, которая является образцом ужаса в отрисовке диаграмм под GNU/Linux.

Заключение

Хотя мы и рассмотрели лишь часть из методов (которых существуют десятки), часть из них вы наверняка используете и надеюсь, что вам было интересно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector