Star-company.ru

Лайфхаки от Кризиса
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно сшить документы нитками фото

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы. Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник. Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

Наличие папки из кожи или картона не освобождает от подшивания

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

  • Проверочные;
  • Архивные;
  • Бухгалтерские;
  • Кадровые.

Вот как правильно сшивать листы

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

  • Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
  • Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
  • Ножницы и клей.
  • Дырокол.
  • Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

  1. Распечатать и сложить листы по порядку;
  2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
  3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
  4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

  1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
  2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
  3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
  4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
  5. Наклеить лист прошивки.
  6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

  1. Выполнить иглой проделывание дырок;
  2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
  3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
  4. После игла отправляется в два отверстия справа;
  5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
  6. После чего происходит переход на левый протокол;
  7. Переход к третьему отверстию;
  8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

  • 3–4;
  • 4–5;
  • 5-4;
  • 4-3;
  • 3-2;
  • 2-1;
  • 1–2;
  • 2–3.
  • Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Как пронумеровать листы

Перед началом нумерации листов требуется изучить несколько условий:

  • Нумерация выполняется от единицы, используются арабские цифры;
  • Если есть в наличии конверт с письмами, то вначале нумеруется именно конверт, а потом уже все остальные вложенные бумаги;
  • Когда к документации подшиты и другие бумаги, которые уже имеют нумерацию, их все равно требуется промаркировать по порядку;
  • Номера листов нужно ставить в верхнем правом углу на каждом листе, не повреждая текст документа;
  • Для описи нумерация не нужна;

Схема установки проколов

  • Листы нестандартного формата необходимо развернуть и только потом нумеровать в правом верхнем углу;
  • В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист;
  • Когда фотографии и справки наклеены только с одной стороны, их нумерация производится отдельно.

Дырокол — незаменимое средство при большом объеме документов

Как заверить прошитый документ

После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов. Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.

Заверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени. Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Сшивание документов — один из этапов организации порядка

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, при наличии дополнений, допускают использовать буквенную нумерацию. Важно помнить, что цифры ставятся в правом верхнем углу. По классике листы скрепляются нитью, если это небольшой объем бумаг. При таком способе пользуются дыроколом или иглой.

Читать еще:  Оплата труда водителей по новым правилам

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  • приказы личного состава,
  • приказы общего состава,
  • штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы:

  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
  • Клей бумажный.
  • Лист чистой бумаги.
  • Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий:

  1. Удалить скрепки, скобы из документа.
  2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
  3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
  4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
  5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
  6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
  7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
  8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
  9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
  10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
  11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
  12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

  • наименование документа,
  • дата, когда составлялась опись,
  • перечень документов,
  • подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  1. Систематизацию документов.
  2. Нумерацию.
  3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  4. Заполнение описи.
  5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  • Нумерацию листков в деле.
  • Систематизацию листков в деле.
  • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  • Указывают название организации или учреждения.
  • Подразделение.
  • Срок хранения.
  • Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Читать еще:  Как правильно писать наименование организации

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Как правильно сшивать документы ниткой

Кажущаяся простота процесса, который называется «подготовка документов к архивации» таит в себе немало нюансов. Для того, чтобы сдать на хранение в архив уже не нужные для повседневной работы бумаги, следует знать, как правильно сшивать документы. Хотя бы потому, что это гарантированно поможет сэкономить рабочее время, канцелярские принадлежности и место на полках архивных стеллажей.

Обширная документальная база субъектов предпринимательской деятельности, государственных структур и бюджетных учреждений предполагает обязательное наличие у них достаточных архивных площадей. Но хранить не требующиеся в повседневной работе документы на полках следует, не просто свалив их в кучу. Перед сдачей в архив их следует систематизировать и тщательно подготовить. Для формирования тома документов его следует сшить нитками в соответствии с правилами делопроизводства.

Сшиванию подлежат следующие документы:

  1. По кадровой службе – приказы и штатное расписание.
  2. По финансовой службе – накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты, кассовые книги, путевые листы, зарплатные ведомости (за исключением случаев перечисления на банковские карты), акты выполненных работ.

Унифицированных правил либо стандарта, регламентирующего процесс сшивания бумажных документов, не существует. Отдельными локальными актами государственных учреждений устанавливаются правила прошивки для структур, входящих в их состав.

Подобные правила установлены приказом Росархива 23.12.2009 г. №76, а также российским стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Требования к сшиванию архивных документов могут быть установлены государственными структурами для внутреннего пользования.

Подготовка к сшиванию

Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию. Этот процесс включает несколько простых шагов:

  1. Оформить обложку.
    Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
  2. Скомплектовать архивный том.
    Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.
  3. Пронумеровать том.
    Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист. Цифра на нём не ставится.
  4. Составить опись тома.
    В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
    • наименование организации;
    • дату формирования тома;
    • срок хранения документов;
    • содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
    • общее количество документов;
    • реквизиты составителя.

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.

Схемы прошивки ниткой с фото пошагово

Кратко рассмотрим наиболее часто применяющиеся способы сшивания архивных документов с помощью иголки и нитки.

В 2 отверстия

Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:

  • сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
  • пропустить нить через два отверстия;
  • связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
  • наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.

Кроме вертикального продевания нитей можно то же самое сделать и по горизонтали. Это делается для укрепления прошивки. Как для этого, так и для всех остальных вариантов, текст на бумаге одинаков «Пронумеровано, прошито, скреплено печатью и подписью «_» листов».

Обязательно указываются реквизиты специалиста, осуществившего архивирование, и проставляется подпись.

В 3 отверстия

Для этого способа в свободном поле слева от текста необходимо проделать три отверстия на расстоянии 3 см друг от друга: первое по центру, два других – выше и ниже. Сначала нитка пропускается снизу вверх в среднее отверстие. Остаток нити с тыльной стороны – 7 см.

На лицевой стороне сшивки нить возвращается обратно через верхнее отверстие, и снова направляется на лицевую сторону через нижнее.

Заключительная операция – возвращение нити на тыльную сторону через отверстие по центру рабочего поля.

Оказавшуюся с тыльной стороны часть нити необходимо отделить от иглы. Длина оставшейся части – те же 7 см, что и сначала операции.

Обе одинаковых части нити связываются узлом. Далее необходимо заклеить место скрепления нитей и задокументировать.

В 4 отверстия

Прошивка осуществляется через 4 отверстия, которые должны располагаться равномерно, на одинаковом расстоянии друг от друга, от центра технического поля два вверх, два – вниз.

Схема прошивки практически полностью повторяет процесс соединения нитью трёх отверстий на прошивке. Первым протыкается иглой с тыльной стороны второе отверстие снизу. Остальные операции:

  • верхнее отверстие сверху вниз;
  • второе сверху отверстие снизу вверх;
  • второе снизу отверстие сверху вниз;
  • первое снизу отверстие снизу вверх.


Последним движением иголка с нитью продевается на тыльную сторону второго снизу отверстия. После обрезки 7 см остаются три операции – связывание, склейка, документирование.

Скрепление бухгалтерских документов

Плотные пачки типовой бухгалтерской документации в один лист (по 250-500 листов) скрепляются ещё более прочным методом – посредством проделывания в листах пяти крепёжных отверстий. Расстояние между отверстиями в техническом поле должно составлять 5 см. Первое отверстие проделывается по центру рабочего поля. Для удобства сшивания можно зажать пачку бумаги в специальном полиграфическом прессе, оставив свободным поле для сшивания.

После прессовки документов необходимо наметить линию сгиба для скрытия хвостов сшивки. Для увеличения прочности загнутый край можно промазать клеем. Отверстия в толстой пачке бумаги наиболее удобно проделывать с помощью дрели и тонкого (до Ø2 мм) сверла. Ещё один вариант прокалывания толстой пачки бумаги – с помощью длинного острого шила с деревянной ручкой. Вместо обычных шерстяных ниток при многослойной сшивке лучше использовать прочную капроновую нить.

Оформление прошитых документов

После скрепления документов архивный том сформирован. Остаётся его правильно оформить и заверить. Стикер для тома делается из белой бумаги, размер – 5х6 см. В нём необходимо указать следующую информацию:

  • количество страниц в томе;
  • пронумерованный перечень вложенных документов;
  • особенности (есть ли повреждённые листы).

Количество документов необходимо проставлять в стикере двумя способами – цифрами и прописью. Стикер подписывает специалист, готовивший том к архивации. Сбоку тома наклеивается ещё один стикер с указанием принадлежности архива, наименования подразделения и номера тома.

Для склейки узлов при сшивании документов наилучшим образом подойдёт бумага на основе папируса. Она прочна, сквозь склейку хорошо видна целостность узла сшивки. При оформлении архивных томов особо важных бухгалтерских документов края печатного оттиска и сшивки заливаются канцелярским клеем, ПВА или жидким стеклом.

Все выше перечисленные действия направлены на подтверждение того, что сдаваемые в архив документы подлинны.

Сшивание документов для налоговой службы

Документы для внутреннего пользования предоставляются в соответствии с требованиями локальных актов, утверждённых руководителем предприятия (организации, учреждения). Одно из распространённых исключений – документы для предоставления в налоговую службу.

Так как документы должны поступать в орган ФНС в полностью оформленном виде, рекомендуется производить их прошивку. Во всяком случае, это касается многостраничных документов, чтобы исключить несанкционированное изъятие, подмену или утерю страниц.

Однако чёткое требование в НК РФ о прошивке предоставляемых в органы ФНС многостраничных документов в приказе отсутствует. Нет его и в приказе ФНС от 04.07.2013 г. №MMВ-7-6/25@. о порядке оформления документов для предоставления в регистрирующие органы. ФНС в этом вопросе ориентируется на рекомендации Министерства финансов (письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

Читать еще:  1301 постановление правительства

Планируется, что в НК будет прописана короткая, максимально понятная процедура скрепления документов перед предоставлением в налоговую инспекцию. Объём сшивки не должен быть больше 150 листов. Нумерация – сплошная, арабскими цифрами. Прошивка не должна препятствовать чтению печатного или рукописного текста, реквизитов, цифровых данных, дат, вид и печатей.

Для скрепления следует использовать прочную нить. Использование печати на стикере, который скрепляет сшивку, не обязательно. Подпись должностного лица необходимо проставлять таким образом, чтобы её часть захватывала склейку. Сшитые бумаги дополняются сопроводительным письмом.

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Зачем сшивать

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

  • Сгруппированные дела занимают меньше места.
  • Ими удобнее пользоваться.
  • В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
  • Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.

При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

  1. Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
  2. Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

  • Нумеруются только листы: не нужно отмечать каждую страницу.
  • Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превышает 250 стр.
  • Опись нумеровать не требуется.
  • Листы, имеющие большую ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
  • Номер ставится на оборотной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает крупное изображение – чертеж, графики или фотография.
  • Сшивая письма, необходимо достать и пронумеровать бумаги из конверта, а также сам конверт.
  • Иногда среди документов попадаются крупные карты, состоящие из склеенных фрагментов. Такой бумаге присуждается общий номер, однако в примечаниях обязательно нужно прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

Шаг 2. Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

  • информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
  • аннотацию (как называется дело, сшив);
  • список документов в табличном виде;
  • дату составления;
  • количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Шаг 3. Сшивание

Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.

На уголок

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Схема прошивки на уголок

Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.

В две дырки

Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.

Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.

В три дырки

Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.

Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

В пять дырок

Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.

Шаг 4. Заверение

Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

  1. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

  • Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
  • Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
  • Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector